Class 12 IT ITeS CRM Domestic Voice | Module 2 Customer Query Management | Session 3 documentation of customer queries questions answers

Class 12 IT ITeS CRM Domestic Voice | Module 2 Customer Query Management | Session 3 documentation of customer queries questions answers

Dear students, In this page you will get Class 12 IT ITeS CRM Domestic Voice | Module 2 Customer Query Management | Session 3 documentation of customer queries questions answers. The questions answers have been prepared taking the reference of class 12 IT ITeS book CRM Domestic Voice published by NCERT.

D. Answer the following questions in short :

1. Why is it essential for customer service representatives to refer to support documents regularly ?

গ্ৰাহক সেৱা প্ৰতিনিধিসকলৰ বাবে সহায়ক নথিপত্ৰসমূহ নিয়মিত ৰূপে উল্লেখ কৰা কিয় অত্যাৱশ্যক ?

Ans: Customer service representatives should refer to support documents to provide accurate and updated information.

উত্তৰ: গ্ৰাহক সেৱা প্ৰতিনিধিসকলে সঠিক আৰু আপডে’ট কৰা তথ্য প্ৰদান কৰিবলৈ সহায়ক নথিসমূহৰ পৰামৰ্শ ল’ব লাগে।

2. How can referencing case studies or support materials benefit the resolution of customer issues ?

গ্ৰাহক সমস্যা সমাধানত কেছ ষ্টাডি বা সহায়ক সামগ্ৰীৰ উল্লেখ কেনেকৈ লাভজনক হ’ব পাৰে ?

Ans: Case studies and support materials help resolve customer issues quickly using proven solutions.

উত্তৰ: কেছ ষ্টাডী আৰু সহায়ক সামগ্ৰীয়ে প্ৰমাণিত সমাধান ব্যৱহাৰ কৰি গ্ৰাহকৰ সমস্যা তৎক্ষণাত সমাধান কৰিবলৈ সহায় কৰে।

3. What steps can be taken to ensure accurate understanding of a customer’s query during an interaction ?

এটা সংযোগৰ সময়ত গ্ৰাহকৰ প্ৰশ্নৰ সঠিক অৰ্থ বুজিবলৈ কি কি পদক্ষেপ লব পাৰি ?

Ans: Accurate understanding is ensured by listening carefully, asking questions, and confirming the query.

উত্তৰ: সঠিক বুজ লোৱাৰ বাবে মনোযোগেৰে শুনা, প্ৰশ্ন কৰা, আৰু প্ৰশ্নটো নিশ্চিত কৰা হয়।

4. In what ways does revisiting the knowledge base regularly prove beneficial for employees ?

কৰ্মচাৰীৰ বাবে নিয়মীয়াকৈ জ্ঞানভঁৰা পুনৰ সাক্ষাৎ কৰাৰ কাম কেনেকৈ লাভজনক হয় ?

Ans: Revisiting the knowledge base keeps employees updated, improves their confidence and service efficiency.

উত্তৰ: জ্ঞানভিত্তিক সমলটো পুনৰ চাওঁতে কৰ্মচাৰীসকলৰ জ্ঞান সদায় তাজা থাকে, তেওঁলোকৰ আত্মবিশ্বাস বৃদ্ধি পায় আৰু সেৱা কাৰ্যক্ষমতা উন্নত হয়।

5. What are the key fields in a service request and why are they crucial ?

এটা সেৱা অনুৰোধত মুখ্য ক্ষেত্ৰসমূহ কি আৰু সিহঁত কিয় গুৰুত্বপূর্ণ ?

Ans: Key fields include customer details, issue description, priority, and date, which help in proper tracking and resolving issues properly.

উত্তৰ: মূল ক্ষেত্ৰসমূহত গ্ৰাহকৰ বিৱৰণ, সমস্যাৰ বিবৰণ, প্ৰাধান্য, আৰু তাৰিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে, যি উপযুক্তভাৱে সমস্যাসমূহ সুৰক্ষা আৰু সমাধান কৰাত সহায় কৰে।

6. How does summarizing a customer’s query help in effective query management ?

এজন গ্ৰাহকৰ প্ৰশ্নৰ সাৰাংশ কৰা কেনেদৰে প্ৰভাৱশালী প্ৰশ্ন ব্যৱস্থাপনাত সহায় কৰে ?

Ans: Summarizing a customer’s query helps in clear understanding of the problem and providing faster resolution.

উত্তৰ: গ্ৰাহকৰ প্ৰশ্নৰ সংক্ষিপ্ত চমু বিন্যাস কৰাটো সমস্যাটো স্পষ্টভাৱে বুজিবলৈ আৰু দ্রুত সমাধান প্ৰদান কৰিবলৈ সহায় কৰে।

7. Why is it important to accurately document customer concerns during service interactions ?

চেৱাৰ সময়ত গ্ৰাহকৰ চিন্তাবোৰ সঠিকভাৱে নথিভুক্ত কৰা কাম কেনেকৈ গুৰুত্বপূৰ্ণ ?

Ans: Accurate documentation ensures proper follow-up, future reference and better customer service.

উত্তৰ: সঠিক নথিভুক্তি নিশ্চিত কৰে যথাযথ অনুসৰণ, ভৱিষ্যতৰ উল্লেখ আৰু উন্নত গ্ৰাহক সেৱা।

8. What role does a service ticket play in the customer query resolution process ?

গ্ৰাহক প্ৰশ্ন সমাধান প্ৰক্ৰিয়াটোত এটা সেৱা চিটিক কেনে ভূমিকা পালন কৰে ?

Ans: A service ticket helps track, manage, and resolve customer issues systematically.

উত্তৰ: এখন সেৱা টিকট গ্ৰাহকৰ সমস্যা বুজিবলৈ, পৰিচালনা কৰিবলৈ আৰু ব্যৱস্থাপনাৰে সমাধান কৰিবলৈ সহায় কৰে।

9. How can service tickets aid in organizing and prioritizing customer inqueries ?

সেৱা টিকটবোৰে গ্ৰাহকৰ সোধাটো সমলগ কৰিব আৰু প্ৰাৰম্ভিকতাৰ ভিত্তিত সেৱা আগবঢ়াত কেনেকৈ সহায় কৰিব পাৰে ?

Ans: Service tickets help classify issues by urgency and importance, ensuring critical issues are handled first.

উত্তৰ: সেৱা টিকটসমূহে সমস্যাসমূহক তাত্ক্ষণিকতা আৰু গুৰুত্ব অনুসৰি শ্ৰেণীবদ্ধ কৰিবলৈ সহায় কৰে, যাৰ জৰিয়তে গুৰুত্বপূৰ্ণ সমস্যাসমূহ প্ৰথমে সমাধান হয়।

10. What are the strategies to streamline the documentation process for customer queries ?

গ্ৰাহকৰ প্ৰশ্নৰ বাবে নথিপত্ৰ প্ৰসেছ সহজ কৰাৰ কাৰণে কি কৌশল আছে ?

Ans: Documentation can be streamlined by using standard formats, digital tools, clear language and updating records regularly.

উত্তৰ: নথিপত্ৰ প্ৰসেছ, standard ফৰ্মেট, ডিজিটেল সঁজুলি, স্পষ্ট ভাষা আৰু নথিপত্ৰসমূহ নিয়মিতভাৱে সজাই ৰাখি সহজ কৰি তোলা যায়।